1.  Ferieplaner
1.1.	Feriefritid
I Ferieloven brukes begrepene "feriepenger" og "feriefritid".
Feriefritid betyr at alle arbeidstakere har rett til fem uker ferie. Arbeidstakere som tiltrer senest 30. september i ferieåret, har rett til full feriefritid, jf. likevel Ferielovens § 7 nr.1. Arbeidstaker som tiltrer etter dette tidspunkt, har rett til feriefritid på seks virkedager.
Retten til feriefritid foreligger uavhengig av opptjening av ferie med lønn. Ferieåret følger kalenderåret. Opptjeningsåret for feriepenger er det forutgående kalenderår. For å få full ferie med lønn, må en ha vært ansatt i Landby kommune hele fjoråret (tiden 01.01.-31.12. er full opptjeningstid for ferie).
Feriefritiden er 30 virkedager; 25 virkedager i henhold til Ferieloven § 5.1 + 5 virkedager avtalefestet feriefritid. Begrepet virkedager omfatter alle "svarte" dager på en norsk kalender. Søndager eller lovbestemte høytidsdager regnes ikke som virkedager. Dette innebærer at feriefritiden i praksis er på 5 uker. En som arbeider 5 dagers uke vil derfor få plassert 5 feriedager på lørdager.
Arbeidstaker som fyller 60 år innen 1. september i ferieåret, skal gis ekstraferie med 6 virkedager (5 arbeidsdager i 100% stilling).
Arbeidstaker har plikt til å ta ferie som er opptjent. Arbeidsgiver skal påse at ferie tas ut, og det er arbeidsgiver som i samråd med de ansatte bestemmer når ferien skal tas.
De som ikke har vært ansatt hele opptjeningsåret, behøver ikke å ta ut flere feriedager enn de har opptjent med lønn. Når det gjelder feriefritid for de arbeidstakere som arbeider turnus vises det til KS personalhåndbok (ferietid 6.1.1.2).
1.2.	Fastsettelse av tid for ferie
Hovedhensynet bak påbudet om årlig feriefritid er at arbeidstakere skal sikres en årlig arbeidsfri periode til hvile og rekreasjon. Arbeidsgiver må følge opp at arbeidstakeren avvikler ferie ved å starte ferieplanlegging tidligst mulig (gjerne året før for dem som arbeider i turnus).
Enhetsledere skal i god tid før ferien drøfte fastsettelse av feriefritid og oppsetting av ferielister med den enkelte arbeidstaker eller vedkommendes tillitsvalgte. Enhetsleder bestemmer når ferien kan tas ut, men arbeidstaker kan kreve å bli underrettet om ferietidspunkt tidligst mulig og senest 2 måneder før ferien tar til. Dersom det ikke oppnås enighet om ferietidspunkt, fastsetter arbeidsgiver ferien innfor følgende hovedbegrensninger:
•	Arbeidstaker kan kreve at hovedferien – 18 virkedager (3 uker à 6 virkedager) gis i perioden 1. juni - 30. september.
•	Arbeidstaker kan kreve at restferien – 12 virkedager (2 uker à 6 virkedager) gis samlet innenfor ferieåret.
Ansatte i SFO har samme antall feriedager som andre, men avvikler ferie i perioden 1. til 31. juli. Restferie avvikles i påskeuken. Fritid (ikke arbeidsplikt) i resten av året når skolen er stengt er å betrakte som avspasering.
Arbeidstaker over 60 år bestemmer selv tiden for avvikling av ekstraferie med mindre annet er avtalt. Ekstraferie kan tas samlet eller med en eller flere dager om gangen. Ekstraferien skal være 5 arbeidsdager. Arbeidstaker over 60 år skal gi arbeidsgiver minst 2 ukers varsel før avvikling av ekstraferie.
Dersom ferie tas ut på julaften, nyttårsaften eller onsdag før skjærtorsdag, regnes dette som hel feriefridag. Avspasering på disse dagene skjer time mot time.
1.3.	Turnus og deltidsstillinger
Ved turnus og deltidsstillinger beregnes gjennomsnittlig arbeidstid/virkedager. Dette er en matematisk beregning der hensikten er at det skal vare et rimelig samsvar mellom lønnstrekket i juni måned og fravær fra arbeidsplan i ferien. Som hovedregel skal fridager som faller på virkedager i ferien gå til fradrag i feriekvoten”. Virkedager i ferien som etter arbeidsplan likevel ville vært fridager for vedkommende arbeidstaker, regnes som feriefritid og går til fradrag i dagtallet.
En arbeidstaker som får relativt mange arbeidsdager fri i ferien, kan ikke i ettertid tilpliktes å innarbeide dagene. Arbeidsgiver må imidlertid ta hensyn til forholdet ved fastlegging av senere ferie.
Eksempel:
2 månedslønte arbeidstakere i 1/2 stilling følger en 2 ukers turnus med full arbeidsuke i uke 1, arbeidsfri i uke 2. Hovedferien avvikles med 2 arbeidsuker og en friuke for nr. 1, 2 friuker og en arbeidsuke for nr. 2. Nr. 2 bør få rest ferien lagt til en arbeidsuke, nr. 1 til en friuke. Forskjellsbehandling bør søkes unngått. Det er arbeidsgivers ansvar å plassere ferien.
Ansatte som arbeider i turnus og som arbeider på søndager kan kreve å få arbeidsfri enten på søndag som faller umiddelbart før ferien eller på søndag umiddelbart etter. Denne regelen kan ikke påberopes i de tilfeller hvor ferien påbegynner og avsluttes midt i uken. Bestemmelsen gjelder bare ved ferieperioden som omfatter minst 6 virkedager. Arbeidstaker kan kreve at tiden fra arbeidets avslutning før ferien til det påbegynnes etter ferien skal utgjøre til sammen minst 16 timer i tillegg til feriefritiden etter bestemmelsene ovenfor. Dette gjelder likevel bare ved avvikling av ferieperiode som omfatter minst 18 virkedager.
Ved avvikling av restferie (f.eks. en uke fra mandag) kan arbeidsgiver kreve at arbeidstaker kommer tilbake og arbeider på søndag dersom dette er arbeidsdag i følge oppsatt turnusplan. Arbeidsgiver fastsetter ferie og det må foretas en vurdering av om det er rimelig at den ansatte får avvikle restferie i en uke med vaktsøndag. Arbeidstaker har ikke krav på dette.

2.  Utsettelse av ferie

Arbeidstaker som blir helt arbeidsufør før ferien, kan kreve ferien utsatt til senere i ferieåret. Kravet må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes senest siste arbeidsdag vedkommende arbeidstaker skulle ha hatt før ferien. Regelen innebærer at det ikke er noen automatikk i at ferien utsettes bare fordi det mottas sykemelding. Sykemeldingen er kun en dokumentasjon på at vedkommende kan få utsatt ferie. I tillegg må arbeidstaker fremsette krav om dette, enten muntlig eller skriftlig.

Arbeidstaker som har vært helt arbeidsufør minst 3 (én dag for lærere) virkedager i ferien kan kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie gis som ny ferie senere i ferieåret. Medfører arbeidsuførheten at feriefritid ikke kan avvikles innen ferieåret, kan arbeidstaker kreve å få overført inntil 12 virkedager ferie til det påfølgende ferieåret. (Ferieloven § 9.1) Krav om overføring må fremsettes innen ferieårets utløp.

Delvis sykemelding er ikke grunnlag for utsettelse av ferie. Arbeidstaker må krysse av på sykemelding at ferie er avviklet i sykemeldingsperioden og ferien registreres på vanlig måte.

3.  Overføring av ferie

Arbeidsgiver skal påse at ferien avvikles i ferieåret. Dersom arbeidstaker ikke har fått avviklet hele ferien i ferieåret, er det etter Ferieloven anledning til å søke om å få overført inntil to uker (12 virkedager) til neste år. I tillegg kan det søkes om å få overført inntil fire avtalefestede dager (fem virkedager) til neste år. Til sammen kan det derfor søkes overført inntil to uker og fire dager (17 virkedager) til neste år.

I de tilfeller hvor sykdom har forhindret ferieavvikling innen ferieårets utløp, kan arbeidstakeren kreve å få overført ferie med inntil to uker (12 virkedager) til det påfølgende ferieår. Dette kommer i tillegg til overføringsreglene i avsnittet foran. Det kan i slike tilfeller være aktuelt å overføre inntil fire uker og fire dager (29 virkedager) ferie til neste ferieår. Det er fritt opp til arbeidstaker å la være å benytte sin rett til å kreve overføring av ferie på grunn av langtidssykdom.

Arbeidsgiver og arbeidstaker må være enige om overføring av ferien. Enhetsleder har myndighet til å avgjøre søknaden. Arbeidstaker fyller ut skjemaet "Søknad om overføring av/forskudd på/erstatning av ferie" og leverer dette tjenestevei. Krav om overføring må fremsettes innen den fastsatte frist for overføring av ferie, som lønnsseksjonen årlig fastsetter. Går retten til å kreve overføring av ferietid tapt ved at fristen oversittes, skal ferietrekket for den aktuelle perioden utbetales første vanlige lønningsdag etter ferieårets utløp, det vil normalt si første lønningsdag i januar.

4.  Forskuddsferie

Ved avtale om forskuddsferie må det inngås skriftlig avtale angående feriepenger. Det skal da gjøres trekk i ordinær lønn, men feriepengetillegget kan utbetales. I avtalen må det fremkomme at det kan foretas trekk i lønn for evt. utbetalt tillegg dersom vedkommende slutter. For slik avtale må personalkontoret/lønnsavdelingen kontaktes.

5.  Ferie og fødselspermisjon/omsorgspermisjon

Arbeidsgiver kan ikke uten arbeidstakers samtykke legge ferie til permisjonstid hvor det ytes fødselspenger eller omsorgspenger ved adopsjon. Arbeidsgiver kan ikke uten samtykke av arbeidstaker, plassere ferien i fødselspermisjonstiden. Det må derfor fremkomme i søknaden om permisjon at ferie avvikles. Alternativt må vedkommende søke om overføring av ferie. Dette er begrenset til 12 dager og resterende feriepenger skal utbetales i januar. Arbeidsgiver anbefaler at ansatte avvikler ferie i permisjonstiden.

6.  Endring av fastsatt feriefritid

Tiden for ferieperioden som arbeidstaker har mottatt underretning om, kan endres av arbeidsgiver hvis det er nødvendig p.g.a. uforutsette hendinger. Slik endring kan bare foretas når avvikling av den fastsatte ferien pga. utforutsette hendinger vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder. Jf. Ferieloven § 6.

Arbeidsgiver skal på forhånd drøfte spørsmål om endring med arbeidstaker. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt under drøftingen. Under drøftingen plikter arbeidstaker å gi opplysninger om merutgifter som vil bli krevet erstattet.

Arbeidstaker kan kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følger av en omlegging av ferien. Merutgifter som arbeidstaker ikke har gitt opplysninger om under drøfting, kan bare kreves erstattet i den utstrekning de fremstår som nærliggende følger av omleggingen.

7.  Fastsettelse av ferie for inneværende ferieår

Sektorlederne er ansvarlig for oppsetting av ferielistene og at ferien blir avviklet etter bestemmelsene i Ferieloven. For personell som ønsker å overføre ferie til neste ferieår, må dette fremgå av sektorens ferieplan.

Den oppsatte og godkjente ferieplanen skal følges dersom Ferieloven ikke gir hjemmel for flytting av ferie.

All ferie skal registreres og innen 30. september skal arbeidsgiver ha en oversikt som viser at ferien blir avviklet innen årets slutt. Arbeidsgiver kan beordre ansatte til å ta ferie. I kke avviklet ferie kan føre til store belastninger på budsjettet fordi arbeidstakeren har krav på utbetaling av sitt tilgodehavende (lønn for uavviklet ferie) i januar året etter dersom det ikke er søkt/innvilget overføring av ferie.

8.  Feriepenger

Den feriegodtgjøring som utbetales er avhengig av beregningsgrunnlaget (opptjeningsperioden). Som hovedregel og med full opptjeningsperiode utbetales feriegodtgjøring i juni for følgende antall dager:

Ansatt under 60 år Ansatt over 60 år 1/1 stilling 30 36 ¾ stilling 22,5 27 ½ stilling 15 18 ¼ stilling 7,7 9

I Landby kommune utbetales feriepenger - 12% av feriegrunnlaget, opptjent året før - i juni samtidig som det trekkes 30/26 av ordinær månedslønn. Feriepengene skal dekke bortfall av lønn ved avvikling av ferie i 5 uker.

Opptjeningsår og ferieår følger kalenderåret. Opptjeningsåret er året før ferieavvikling skjer. Det er kun penger som opptjenes.

Arbeidstaker kan ha rett på ferie uten å ha rett på feriepenger. Arbeidstaker kan, under visse forutsetninger, motsette seg ferieavvikling i den utstrekning feriepenger ikke dekker lønnsbortfallet under feriefraværet. Grunner for dette kan være skifte av stilling med betydelig lønnsopprykk, kommer rett fra skole, lang permisjon uten lønn osv. Vær oppmerksom på at arbeidstaker som kommer fra annen arbeidsgiver, vil ha fått utbetalt feriepenger fra sin forrige arbeidsgiver og har dermed fått betalt for å avvikle ferie. Dårlig økonomi er ikke tilstrekkelig grunn til at arbeidstaker kan motsette seg ferieavvikling.

Arbeidstaker som ikke ønsker full ferie må sende begrunnet søknad tidlig (frist til lønnsavdelingen er 15. mai) slik at det ikke blir trukket 30/26 lønn i juni. Sektorleder fatter beslutning. Det er den ansatte som må begrunne hvorfor ferie ikke ønskes avviklet. Arbeidsgiver har ikke undersøkelsesplikt.

Er feriefritid overført til et påfølgende ferieår, utbetales feriepenger for den overførte del først når ferien tas.

Feriepenger for ferie som verken er avviklet i løpet av ferieåret eller overført til det påfølgende ferieår, utbetales første vanlige lønningsdag etter ferieårets utløp (i januar).

9.  Endring av stillingsstørrelse etter 1.juni

Ansatte som har fått utvidet stilling etter 1. juni er blitt trukket for ferie i mindre stillingsstørrelse og har ikke rett til full lønn ved avvikling av ferie i større stilling. De skal derfor trekkes i lønn for den utvidede stillingsstørrelsen. Melding må gis til lønnsavdelingen om trekk i lønn ved avvikling av ferie etter 1. juni for ansatte som har fått utvidet stilling etter denne dato.

10.  Føring av feriefridager
Personalavdelingen er ansvarlig for å føre kommunens ferieoversikt ut fra opplysninger som kommer fra sektorene.
Sektorene skal registrere ferie slik:
210	ordinær ferie
240	overført ferie
110 120	sykemeldt i ferien. Legeerklæring skal vedlegges
Det er sektorenes ansvar å registrere og melde fra om avvik i ferieplanen som medfører endringer i utbetaling av lønn.

11.  Godkjenning av ferieplaner

Sektorleder eller den han/hun bemyndiger godkjenner ferieplanen for egen sektor. Gjenpart av ferieplanen sendes kommunens personalavdeling. Endringer i ferieplanen må også meldes til personalavdelingen.

Rådmannen godkjenner ferieplanen for sektorlederne. Sektorenes ferieplaner skal være utarbeidet og drøftet av partene innen 1. mai hvert år.

12.  Registrering av feriedager
Registrering av feriefridager skjer ved fraværsartene:
210	Ordinær ferie
220	Ordinær ferie m/lønn
230	Ekstraferie for arbeidstakere over 60 år
240	Overført ferie fra forrige år
250	Ny ferie p.g.a. sykdom / permisjon
260	Forskuddsferie
Det er viktig at fraværsartene brukes korrekt slik at arbeidstakeren til enhver tid kan orienteres om egen situasjon. Ved registrering av ferie, skal det ikke tas hensyn til stillingens størrelse.

13.  Ferietrekk for sysselsatte med midler fra NAV

Arbeidstakere som går på "tiltak" har rett til ferie, men uten lønn da de ikke har opparbeidet seg full rett til feriepenger. Opparbeidede feriepenger fra foregående år blir utbetalt i juni.

Det blir ikke automatisk trukket for ferie for ovennevnte arbeidstakere. Tidspunkt for ferie må meldes til personalavdelingen i god tid før vedkommende tar ferie. Trekk i lønn på bakgrunn av innsendte opplysninger, blir utført den måneden arbeidstakeren avvikler sin ferie, eller påfølgende måned.

Når arbeidstakeren slutter, må det oppgis spesielt på sluttmeldingen om feriepenger ved slutt ønskes utbetalt. Hvis ikke, utbetales feriepenger i juni i ferieåret.

Det er svært viktig at enhetene/avdelingene følger opp ansvaret med å melde tidspunkt for ferieavvikling for de sysselsatte, slik at riktig trekk for ferie kan utføres.

Det er viktig at de arbeidstakere som ønsker full ferie, men som ikke har full opptjening, blir gjort oppmerksom på at de blir trukket for full ferie. Videre ber vi om melding på de som ikke skal ha full ferie sendes Personalkontoret, jf. avsnittet "feriepenger".

Dersom en arbeidstaker som ikke har opparbeidet full ferielønn tar mer ferie enn det tilbakemeldingen viser, må beskjed gis slik at vedkommende blir trukket for ferien.